portál odpadového hospodáře
 

Informační systém odpadového hospodářství QDW
Využijte naší nabídky software pro odpady


Přihlášení

Fakturace

Popis struktur a funkcí fakturace


Odesílání faktur e-mailem
Program SOAN umožňuje hromadně odesílat faktury e-mailem
Příprava struktur
Podmínky pro používání režimu odesílání faktur e-mailem:
  • Licence na modul Doklady elektronicky
  • Balíček šablony faktury obsahující podporu formátu PDF
  • Balíček s parametry připojení na Váš SMTP server, předmět a text e-mailu ve formátu TXT a HTML

Přepínání šablony faktury
Pomocí hlavního menu vyberte smlouvy. Pro nastavení režimu odesílání faktur e-mailem je třeba provést:
Zvolit režim odesílání dokladů e-mailem
Založit e-mailovou adresu příjemce v kontaktech adresáře s atributem 4:Fakturace
Fakturace
Nyní je možné přistoupit k fakturaci. Nejdříve je nutné vyřídit faktury odesílané e-mailem:
  • Vystavte faktury v režimu doručování e-mailem, 1x vytiskněte, zařaďte k odeslání
  • Vystavte ostatní faktury bez výběru režimu doručování e-mailem, 2x vytiskněte a 1 kopii odešlete poštou
  • Spusťte odesílání faktur zařazených k doručování e-mailem

Nastavení výběru fakturačních podkladů pro doručování e-mailem
1. Vystavit faktury
2. Generovat dokumenty
3. Faktury vytisknout a ověřit správnost
4. Zařadit faktury do fronty k odeslání e-mailem
Dále lze obvyklým způsobem pokračovat v generaci ostatních faktur po vyřazení výběru podkladů k fakturaci, určených pro odesílání e-mailem
Uvedené povely pracují s výběrem záznamů v knize faktur, tento výběr generuje povel 1. Vystavit faktury.
Pokud si sami označíte faktury v knize faktur, je možné je zařadit do fronty k doručení e-mailem povelem Odeslání e-mailem.
Odeslání faktur
Nakonec je třeba spustit odesílání faktur zařazených k odeslání.
Kvůli limitům SMTP serverů je každé 4 sec proveden pokus o odeslání jedné faktury. Odeslané faktury nenajdete ve složce odeslaná pošta Vašeho e-mailového klienta, server IMAP potřebný pro takovou operaci není implementován. Ověřit úspěšnost odeslání je možno v tabulce e-mailů v programu Soanu.
Kontrolu parametrů připojení k SMTP serveru lze provést z hlavního "Menu / Nastavení / Tabulky / Systémové tabulky / Dokumenty" volbou Otevřít.
Ukázka funkčního nastavení. Pouze vzor. Jedná se o součást instalace pro testování modulu, nepoužívejte v ostrém provozu.
Na konec předmětu (SUBJECT) je připojen název přílohy. Povinné jsou sekce DATATXT i DATAHTML. Dvě tečky ukončují sekci, nejsou její součástí.
Používejte e-mailovou adresu "Od" (FROM) pouze z domény Vašeho serveru SMTP, vyhnete se tak zařazení na antispamový blacklist.
Zahájení odeslání faktur provedete z hlavního "Menu / Nástroje / Odeslaná pošta" viz tabulka. Na ukázce je jedna faktura odeslaná a jedna připravena k odeslání.
V Menu lze zobrazit přílohu e-mailu v externím programu F7, tato funkce se používá v případě kontrolního ověření přílohy.
Další položkou menu F8 lze zahájit nebo zastavit odesílání. Průběh odesílání lze sledovat ve stavovém řádku.
Při spuštěném odesílání lze s programem normálně pracovat, odesílání probíhá na pozadí. Přitom lze ve stavovém řádku stále kontrolovat průběh odesílání.
Je třeba si uvědomit, že skripty a doklady jsou vždy vlastnictvím stanice (nikoli projektu/serveru), protože je nutné použít výhradní přístup (není možné aby 2 uživatelé pracovali se stejným dokladem, vždy pracují se svojí kopií). Pouze funkce generace faktur je společná.
Z toho důvodu je potřeba pracovat z jedné stanice. To zahrnuje operace generace tištěné podoby faktur, tisk a odeslání e-mailem.